Kabin Memurluğu İşe Alım Süreç Yönetim Sistemi

THY, Kabin Memurluğu İşe Alım Süreç Yönetim Sisteminde, KAMİA Projesiyle Zaman ve İş Yükünü Azaltarak Etkili bir Çözüme Gitti

THY’de İşe Alım Süreç Yönetimine Genel Bakış

Türk Hava Yolları, Sivil Hava Taşımacılığı sektöründe Türkiye’nin bayrak taşıyıcısı kimliğiyle; uçuş emniyeti, güvenilirliği, ürün yelpazesi, hizmet kalitesi ve rekabetçi konumu ile tercih edilen, Avrupa’nın önde gelen ve küresel ölçekte faal bir havayoludur.

THY’nin giderek büyüyen ve gelişen yapısında kabin memurluğu işe alımları süreci fazlasıyla zaman ve performans gerektiren zorlu bir çalışma gerektiriyordu. Bir adayın sözlü, yazılı, yabancı dil ve psikoteknik mülakatlarını gerçekleştirmek ve sonuca kavuşturmak ortalama 3-6 ay sürüyor hatta bazen 1 yıl kadar uzayabiliyordu.  Raporlama yapmak, sistemi bütün olarak görmek ve analiz etmek gibi süreçlerin manuel takip edilmesi zorunluluğu sürecin gereksiz uzamasına neden oluyordu. Operasyonel işlerin bilgisayar ortamında yürütülmesinde yaşanan sıkıntılar Empatik İnsan Kaynakları’nın geliştirdiği, THY İK Başkanlığı ile işbirliği içinde yürüttüğü KAMİA İşe Alım Süreç Yönetim Sistemi ile ortadan kalktı. Zaman, mekân, iş gücü tasarruflarıyla aylarca süren süreç 2 gün gibi kısa bir zaman içinde tamamlanarak büyük bir başarıya imza atıldı.

Kısaca KAMİA Projesi

Empatik’in gelişim ve uygulamasında rol oynadığı Kabin Memuru İşe Alım Süreç Yönetim Sistemi olan KAMIA; iki aşamalı bir yapıya sahiptir. Uygulanmakta olan süreçte, ilk aşama;

Adaylardan, THY kurumsal internet sitesinde özel olarak hazırlanan bölümden başvuruların alınması ve randevu verilmesi ile başlar. Randevu gün ve saatinde, THY Yeşilköy Atatürk Havalimanı kampüsünde, KAMIA projesi için ayrılmış ve iç tasarımı özel olarak yapılmış olan bölüme geldiklerinde;

• Kabul ve beyanların orijinal evraklardan kontrolü,
• Boy/kilo ölçümü,
• Kişilik testleri ve İngilizce seviye belirleme testi,
• Birebir ve grup mülakatları

uygulanır. Birinci aşamayı tamamlayan adaya, THY tarafından belirlenmiş kriter ve barajlara göre Empatik tarafından hazırlanan sonuç raporuna uygun olarak, ikinci aşama için randevu verilir.

İkinci aşamada adaylar;

• THY IK Başkanlığından uzmanlar, THY kabin amirleri arasından seçilen kişiler ve Empatik’in projeyi yürüten uzmanlarının katılımı ile oluşturulan komisyon ile mülakata,
• THY dil uzmanı tarafından sözlü İngilizce mülakata,
• THY tarafından belirlenen psikolog tarafından psikolojik değerlendirme görüşmesine,

alınmaktadır.

İkinci aşamada da başarılı olan aday, sağlık muayenesine gönderilmekte, sağlık durumu uygun olan adaylar ise “mesleki oryantasyona”  tabi tutulmaktadır.

Bu aşamaların tamamında, iş akış yönetimi ve sonuçların raporlanması Empatik tarafından hazırlanmış olan KAMİA sistemi ile gerçekleşmektedir. Davet ve bildirimlerin tümü http://randevu.thykariyer.com adresinden yapılmaktadır. Gerekli görülen durumlarda adayın sistemde kayıtlı cep telefonuna kısa mesaj yoluyla ya da e-posta adresine bildirim yapılabilmektedir.

Toplam 2 gün süren süreç, teknolojinin etkin biçimde kullanıldığı, bilimsel testler ve ileri mülakat teknikleri ile desteklenmiş modern bir işe alım modelidir. Türkiye de ilk defa THY’nin kullandığı sistemle, kuruma dünya havacılık sektöründeki konumuna yakışır bir seçme-değerlendirme imkânı vermenin yanında adaylarda da yüksek memnuniyet oluşturmuştur. Geliştirilen Online Randevu modülü, Ön Kayıt/Kabul modülü, İngilizce ve Psikoteknik Sınav modülleri, Mülakat modülü ve son olarak Sonuçların Duyurulması ve Raporlama modülü ile kuruma KAMİA sisteminde teknolojiyle insan kaynaklarını birleştiren yeni bir bakış açısı sunulmuştur.

THY’nin KAMİA Beraberinde Kazanımları

THY Kabin Memuru İşe Alım (KAMİA) projesi ile işe alım sürecinin tüm adımları bilgisayar ortamına aktarılarak, daha önce aylarca süren süreç 2 güne indirilmiştir.

KAMİA projesinin hayata geçirilmesi ile birlikte  THY’de;

Adaylara randevu vermek için yapılan tüm telefon görüşmelerine son verilmiştir.
Proje öncesi süreçte, her bir adımdaadaylar THY personeli tarafından telefonla aranarak, test ve mülakat saatleri ayarlanmaktaydı. Hazırlanan randevu sistemi ile adaylar, test ve mülakatlar için gelecekleri gün ve saati doğrudan kendileri seçmektedirler. Böylece yapılan tüm telefon görüşmeleri ortadan kaldırılmıştır.

Başarılı olan ya da elenen adayların durumlarının bildirilmesi için yapılan tüm telefon görüşmelerine son verilmiştir.
Proje öncesi süreçte, elenen ya da başarılı olan adayların bilgilendirmesi personel tarafından telefon ile yapılmaktaydı. KAMİA ile adaylar, internet üzerinden işe alım süreçlerinin hangi aşamada olduğunu anlık olarak takip edebildikleri için, sürecin durumu hakkında adaylara bilgi verme amaçlı yapılan telefon görüşmelerine de son verilmiştir.

Kâğıt kullanımı ortadan kaldırıldı.
Tüm süreç bilgisayar ortamında yönetildiğinden, süreç adımları arasında bilgi ve rapor aktarımı için gerekli olan kâğıt kullanımıortadan kaldırılmıştır.

Evrak depolama ihtiyacı ortadan kaldırıldı.
Adayla ilgili tüm belgelerin ve değerlendirmelerin fiziksel olarak saklanması ihtiyacı ortadan kaldırılmıştır. KAMİA ile tüm belge ve değerlendirmeler bilgisayar ortamında saklanmaktadır.

Kurum içi bilgi aktarımı ektin bir hale getirildi.

• Bilgi teknolojilerinin etkin kullanımı ile süreci geliştirmek
• Her tür değerlendirme verisini doğrudan bilgisayar ortamında üretip depolamak ve raporlamak
• Bilimsel ölçüm yöntemlerini bilgisayar destekli olarak uygulamak
• Kontrol ve güvenliği, akıllı kart kullanımı ile en üst seviyeye çıkarmak
• Hantal ve yüksek maliyetli fiziksel arşiv yerine elektronik arşiv sağlamak. Kâğıt israfını, insan gücü kullanımını ve arşiv mekânını ortadan kaldırmak.
• Esnek raporlama, hızlı planlama ve etkin süreç yönetimine imkân vermek.
• Tüm adaylara fırsat eşitliği ve daha doğru değerlendirme imkânı vermek.
• İstenilen hassasiyette değerlendirme sonuçları üretme imkânı yaratmak.
• Değerlendirme kriterleri ve testlerin dışarıya sızdırılmasını engelleyerek, suiistimallerin önüne geçmek.
• Aday hakkında, ileride çeşitli amaçlarla detaylı sorgulanabilecek şekilde gerekli tüm bilgileri kaydetmek.
• Dünyanın en etkili kimlik doğrulama yöntemi ile adayın süreç boyunca izlenmesini ve yönlendirilmesini mümkün kılmak.
• Görevli personelin tüm işlemlerini kayıt altına almak, olası kullanıcı hatalarını büyük oranda ortadan kaldırmak.
• Sınav ve mülakat aşamasında adayı ismi ile karşılamak vegerekli bilgilerebilgisayar ortamında anında ulaşabilmek.