Empatik İK

İmha Politikası

KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME, SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

BÖLÜM 1 - KİŞİSEL VERİ İŞLEME POLİTİKASI GİRİŞ

1.1 AMAÇ

Bu Politika, Eksedra Bilişim Çözümleri (EMPATİK) (“Eksedra (EMPATİK)” veya “Şirket, Firma” ) tarafından gerçekleştirilmekte olan kişisel verileri işleme, saklama ve imha faaliyetlerinden kaynaklanan veri sorumlusu sıfatına ilişkin iş ve işlemler ile çalışanların çalışırken ellerine geçen ya da bilgileri dahline giren tüm Kişisel Verileri saklanması, işlenmesi yahut imha edilmesine dair süreç ve yöntemleri açık bir şekilde ortaya koymak için hazırlanmıştır. Bu politika, 6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu başta olmak üzere hukuki dayanağını ondan alan ikincil mevzuat ile Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun almış olduğu kararlara uygun olarak çıkartılmıştır. Bu politikanın amacı, Eksedra (EMPATİK)’nin 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uyumlu bir şekilde işlenmesini ve korunmasını sağlamak için izlenecek yöntem ve ilkeleri düzenleyerek kamuya açıklamaktadır.

1.2 KAPSAM

Bu Politika, görevleri kapsamında Kişisel Verileri tamamen veya kısmen otomatik yol ve araçlarla işleyen ya da bir kayıt sisteminin bir parçasını oluşturan ya da bir kayıt sisteminin bir parçasını oluşturması amaçlanan Kişisel Verileri (otomatik yol ve araçlar dışında) başka yol ve araçlarla işleyen tüm çalışanlarımıza; Eksedra (EMPATİK) çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, Eksedra (EMPATİK) adayları ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerine ilişkin olarak uygulanır.

1.3 TANIMLAR

Kişisel Veri: İsim, adres, telefon numarası, e-posta adresi veya benzeri kimlik bilgileri gibi Veri Süjesiyle ilgili her türlü bilgi anlamına gelir.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Sağlık Verisi: Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgiler.
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Bir kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
VERBİS: Veri sorumluları (Eksedra (EMPATİK)) veri sicil bilgi sistemi
Veri İrtibat Kişisi: Kişisel verileri koruma kurumu ile kurulacak iletişim için Eksedra (EMPATİK) Yönetim Kurulu tarafından VERBİS’e kayıt esnasından bildirilen gerçek kişi.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Süjesi ya da İlgili Kişi: Verinin ait olduğu, kimliği belirlenmiş veya belirlenebilir gerçek kişi.
Çalışan: Bir iş Sözleşmesine dayanarak Eksedra (EMPATİK)’da istihdam edilen kişiler
Çalışan adayı: Eksedra (EMPATİK)’e iş başvurusunda bulunarak veya herhangi bir yolla özgeçmişini ve ilgili bilgilerini Eksedra (EMPATİK)’e erişilebilir kılan gerçek kişiler
Eksedra (EMPATİK)ler/ Eksedra (EMPATİK) Adayları: Herhangi bir sözleşmesel ilişki olup olmadığına bakılmaksızın Eksedra (EMPATİK) tarafından yürütülen faaliyetler kapsamında iş ilişkileri dolayısıyla kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler.
Ziyaretçiler: Eksedra (EMPATİK)’nin fiziksel tesislerine çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
Üçüncü Kişiler: Prosedürde tanımlanmamış olmasına rağmen işbu Prosedür çerçevesinde kişisel verileri işlenen tedarikçi, mağdur, aile bireyleri vb. dâhil fakat bunlarla sınırlı olmamak üzere diğer gerçek kişiler.
Seçme ve Yerleştirme Danışmanlığı: Açık pozisyonu olan işverene Uygun çalışan sağlamak için yapılan bazı değerlendirme sistemleridir.
Kişilik Envanter Testi- PiT® : 80 sorudan oluşan bu sorular iş hayatına dair 20 farklı sıfatın değerlendirilmesini sağlar. Adayın aynı zamanda hangi pozisyona uygun olduğunu da belirler.
HRWin – Akıllı Video Mülakat Uygulaması : Pozisyona ve kuruma özgü soru setleri hazırlanarak adaylar ön eleme sürecine tabii tutulur. Uzak lokasyonda bulunan adaylara mekân kısıtlaması olmadan online değerlendirilme sağlar.
Testler ve Sınavlar: C# ve SQL adaptif sınavları ile hem çoktan seçmeli hem de manuel kod yazımına dayalı sorular adaylara sorulur. Ayrıca; genel kültür ve genel yetenek sınavları da Eksedra (EMPATİK)nin talepleri doğrultusunda adaylara uygulanır.

BÖLÜM 2- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE SAKLANMASI HUSUSLARI

Eksedra (EMPATİK) kişisel verileri işlerken kanunlar başta olmak üzere işin gereklerinden kaynaklı olarak aşağıda belirtilen hususlara uygun olarak kişisel veri almaktadır:

Bu sebeplere uygun olmadan kişisel veri alınamaz. Bu şekilde kişisel veri işlendiği farkedildiği durumlarda veri imha edilir. Aşağıda işleme hususlarını ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.

2.1. GENEL İLKELERE UYGUNLUK

a. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Eksedra (EMPATİK), kişisel verilerin işlenmesinde de hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile işlenen verinin tabi bulunduğu genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket eder. Eksedra (EMPATİK) dürüstlük kuralı gereğince kişisel verileri işlerken ilgili kişinin çıkarlarını göz önünde bulundurur. Kişisel verinin eline geçtiği ilk andan verinin imhası sürecine kadar Eksedra (EMPATİK) verisi işlenen kişi aleyhine hareket etmez. İlgili kişinin verisini işlerken belirtmediği, ilgili kişinin öngöremeyeceği şekilde bir veri işleme yahut aktarım faaliyetinde bulunamaz. Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun yapılan veri işleme faaliyeti açık, belirli ve şeffaftır.

b. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Eksedra (EMPATİK), kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır. Güncellenecek veriler söz konusu olduğunda Eksedra (EMPATİK)’te bulunan verilerin güncelliğini kaybetmemiş veriler olması önemlidir. Eksedra (EMPATİK), kişisel verilerin yanlış yahut eksik tutulmasından kaynaklı olarak kişilerin uğrayabileceği zararların farkındadır. Bu sebeple oluşturulmuş sistemle Eksedra (EMPATİK) ilgili kişilerin verilerini 1 yıl aralıklarla günceller. 1 yıl aralıklarla güncellenmeyen veriler bakımından artık güncel veri niteliğinde sayılamayacağından dolayı güncel veri hükümleri uygulanmaz. Veri gncellemesi yalep eden ilgili kişinin talebi en kısa süre içinde güncellenir. İlgili kişi tekrar başvurarak verilerinin güncellenmiş haline erişebilir.

c. Kişisel Verilerin Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşlenmesi

Eksedra (EMPATİK) kişisel verileri işlerken bir amaç belirler. Bu amaç açık, net ve kesindir. Eksedra (EMPATİK)’in ilgili verilerini sadece işleme amacı değil, elde etme, toplama amacı da meşru, belirli, açık ve nettir. Buradan anlaşılan şudur ki; Eksedra (EMPATİK) verileri işlerken faaliyet konusuna uyumlu amaçlarla bu verileri işleyecektir. Amaçlar faaliyet çerçevesinden ayrık vaziyette yahut alakasız değildir. Belirlenen bu amaçlar İnternet Sitemizde bulunan Aydınlatma Metninde açıklamalı olarak bulunmaktadır. Bir veri ile toplama amacından apayrı başka konuyla ilgili yeni bir amaç söz konusu olduğu durumlarda ilgili kişinin açık rızasının alınması gereken durumlardan olması şartıyla, ilgili kişiden yeniden açık rıza alınır.

d. Kişisel Verilerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması

Eksedra (EMPATİK), kişisel verileri alırken belirlenen amaca hizmet edecek nitelikte olan ve bu amaçla alınabilecek en az veriyi işlemektedir. İşlenen kişisel veriler yeterli, ilgili ve işlenme amaçlarıyla sınırlı olarak işlenmektedir. Alınan kişisel veriler ile veri alma aracı arasında bağlantı bulunmaktadır. Enetk aldığı kişisel verileri açıkça göstermediği amaçlar haricinde işleyemez yahut kullanamaz. Sonradan ortaya çıkan yahut belirlenen amaçla uyumlu olmayan yeni bir veri işleme amacının sonradan ortaya çıkması durumunda Eksedra (EMPATİK) verilerin ilk defa toplanması sırasında sağlanması gereken şartlar yeni amaçlar için de tekrar sağlanmaktadır. Ayrıca Eksedra (EMPATİK) elde ettiği kişisel verileri Kanun düzenlemeleri saklı kalmak kaydıyla sözleşmenin şekline göre belirler. Eksedra (EMPATİK) öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

2.2. KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARINA UYGUNLUK
Kişisel verilerin işlenebilmesi için Kanun tarafından bazı koşulların varlığı aranmaktadır. Kanunun 5 ve 6. Maddelerinde sayılan bu işleme koşulları, veri koruma hukukunun esasını oluşturan kişisel verilerin işlenmesi yasağının istisnaları, işlemeyi hukuka uygun hale getiren sebeplerdir. Kişisel verileri işleme sebepleri kanunda sınırlı sayıda sayılmış olup Eksedra (EMPATİK) bu amaçlar dışında başka amaçla verileri işlemez.

a. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel veri işlenmesinin şartlarından biri ilgili kişi tarafından verilmiş açık rıza beyanıdır. Bu beyanı Eksedra (EMPATİK) meşru amaçlarla alır. İlgili kişiden açık rıza alınabilmesi için ilk olarak kişiye aydınlatma yapılarak Eksedra (EMPATİK)’e vereceği veri için aydınlatılır. Aydınlatma beyanında da yer alan amaçlarla sınırlı olarak belirli bir konuya ilişkin ilgili kişiden veriler alınabilir.

Açık rıza haricinde kanunun açık rızaya gerek olmaksızın işlenebileceği durumlar kanunda sayılmıştır.

b. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Eksedra (EMPATİK) işlenmesi kamu yararı için gerçekleştirilen bir görevin ifası için zorunlu olması veya veri sorumlusunun resmi yetkisini kullanması bağlamında gerekli olması durumunda ilgili kişinin açık rızası olmaksızın veri işleme faaliyetinde bulunabilmektedir. Eksedra (EMPATİK) bu şekilde şekli anlamda kanun maddelerinin zorunlu kıldığı ölçülerde veri işler. Örneğin Eksedra (EMPATİK); Türk Ticaret Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Borçlar Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olarak gösterilen verileri tutmak için açık rıza almaz. Kanun kapsamında emredici hükümlere göre aydınlatma yapar ve verileri işler. Bu sebeplerle işlenen veriler için KVKK gereğince ilgili kişinin verinin silinmesini ya da imhasını talep etme hakkı yoktur.

c. Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Rızasına hukuki olarak geçerlilik tanımayan kişilerle, fiili imkansızlık nedeniyle açık rızasının alınamayacağı kişilerde uygulanmaktadır. İlgili kişinin veya üçüncü kişinin hayatı yahut beden bütünlüğünün korunması zorunlu olan hallerde bu işleme faaliyeti sağlık verileri hariç yapılmaktadır.

d. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Eksedra (EMPATİK) ile ilgili kişi arasında yapılmış olan mevcut ve geçerli bir sözleşmenin ifası ya da yeni bir sözleşmenin kurulmasına yönelik zorunlu işlemler çerçevesinde kişisel veri işleyebilir. Genel olarak sözleşmelerde veri alımı sözleşmenin mütemmim cüzü niteliğindedir. Bu sebeple sözlemenin kurulması için kişisel verileri işleme zorunlu mahiyette olduğundan Eksedra (EMPATİK) açık rıza aranmaksızın sözleşme yaptığı kişilerin sözleşmeyle alakalı olan verilerini işlemektedir. Kişisel verilerin alınacağı sözleşmede yer almasa dahi sözleşmenin ifası için doğrudan doğruya gerekli olan kişisel veriler işlenecektir. Yalnızca sözleşmenin esaslı unsurları değil tali unsurları bakımından olan kişisel veriler de bu kapsamda değerlendirilir. Örneğin Eksedra (EMPATİK) ile yapılan satış sözleşmesinde, sözleşmenin gereklerine göre Eksedra (EMPATİK) kişisel verileri işler.

e. Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Kanunen öngörülmüş olma ve sözleşmenin ifası için gerekli olma halleri saklı kalmak üzere Eksedra (EMPATİK) hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla kişilerin verisini açıkça rıza almaksızın işleyebilmektedir. Eksedra (EMPATİK) kanunlar dışındaki hukuki düzenlemelerden, mahkeme kararlarından ve usulünce verilmiş resmi makam talimatlarından doğan hukuki yükümlülüklerden kaynaklı veri işleme faaliyetini bu kapsamda açık rıza almaya gerek kalmaksızın gerçekleştirir. Cumhurbaşkanı kararnamesi, yönetmelik, tebliğ v.b. gibi adli ve idari merciler tarafından çıkartılan düzenleyici işlemler, mahkemeye güvenlik kamerası yahut parmak izi bilgilerinin ibrazı, belli kurumlar tarafından istenen bilgilerin belirtilen veri tabanına kaydedilmesi gibi
Eksedra (EMPATİK) veri işlemeye yönelik bir hukuki zorunluluk olmadıkça hukuki yükümlülük için veri işlemez.

f. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel veriler Eksedra (EMPATİK) tarafından açık rıza olmaksızın işlenebilecektir. Fakat her halükarda verisini alenileştirmiş olan ilgili kişinin verileri alenişleştirme sebebinden başkaca bir şekilde Eksedra (EMPATİK) tarafından işlenmez. Örneğin Eksedra (EMPATİK) düzenlemiş olduğu eğitim yahut her türlü sosyal faaliyet gibi durumlarda katılımcıların fotoğraflarının çekilmesi için örneğin fotoğraf çekilen yere gitmiş olması durumunda fotoğrafları alenişleştirdiği kabul edilecek ve bu şekilde açık rıza aranmaksızın Eksedra (EMPATİK) kişisel verileri işleyebilecektir.

g. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Eksedra (EMPATİK) hukuken korunan bir hakkın kurulması, korunması veya kullanılması için zorunluluk arz eden verileri işlerken de ilgili kişiden açık rıza almamaktadır. Bu bakımdan yalnız ilgili kişilerin hakları değil üçünü kişilerin de haklarına ilişkin bu gibi hakların korunması için de veriler saklanabilir. Örneğin Eksedra (EMPATİK) iş ilişkisi bittikten sonra dava zamanaşımı boyunca işten ayrılan personelin, ilerleyen zamanlarda örneğin dava açılması durumunda kullanılmak üzere verilerini saklayabilmektedir.

h. Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Eksedra (EMPATİK), meşru menfaatleri için ilgili kişinin kişisel verilerini işlemek zorunda olduğu hallerde ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek şartıyla işleme faaliyetinde bulunabilir. Bu Eksedra (EMPATİK) için sınırsız bir yetki değil meşru menfaat ve çıkarların ağır bastığı durumlarda uygulanacak bir yetkidir. Belirli, açık ve meşru olan çıkar ve menfaatler için bu hüküm uygulama alanı bulacaktır.

2.3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

Eksedra (EMPATİK) kişilerin özel nitelikli kişisel verilerini kanunda sayılan haller ayrı olmak üzere açık rıza almakla işleyebilmektedir. Özel Nitelikli Kişisel Veriler yalnızca ilgili kişinin Açık Rızasının bulunması yahut, cinsel hayat ve kişisel sağlık verileri dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler bakımından kanunlarda açıkça işlemenin zorunlu tutulması halinde işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler (örn: Şirket hekimi) veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza almaksızın işlenebilir. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması bakımından Kurum tarafından öngörülen idari ve teknik tedbirlerin tümü alınır. Şirket, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik gerekli eğitimleri vermekte, gizlilik sözleşmesi yapmakta, bilgi güvenliği taahütnameleriyle bu konuda çalışan personele bilgilendirme yapılmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak yetki matrisleri oldukça azaltılmıştır. Yalnızca özel nitelikli kişisel veri ile yaptığı iş doğrudan ilgili olan personelin ilgili verilere erişim imkanı bulunmaktadır. Periyodik imha yöntemiyle saklama süresi sona ermiş özel nitelikli kişisel veriler imha edilmektedir. Bu önlemler detaylı olarak bu politikanın devamında yer alan … bölümünde açıklanmıştır.

2.4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılması da bir kişisel veri işleme faaliyetidir. Eksedra (EMPATİK) kişilerin kişisel verilerini açık rıza olmaksızın aktarmaz. Yapılacak aktarım bakımından kanunda gösterilen genel ve özel nitelikli kişisel verileri işleme kurallarına uygun olarak bu aktarımı gerçekleştirir. Şirketimiz gerekli hallerde kişisel verileri 3. Kişilere aktarabilmektedir.

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde Şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.

2.5. İLGİLİ KİŞİLERİN AYDINLATILMASI
Eksedra (EMPATİK), Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Eksedra (EMPATİK) aydınlatmada, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

BÖLÜM 3- KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İÇİN ALINAN TEDBİRLER

Eksedra (EMPATİK) kendi alanıyla ilgili işleriyle olduğu kadar kişisel verilerin işlenmesi hususunda da önem göstermektedir. Kişisel veri işlemenin en önemli hususu işlenen verinin saklanması ve korunmasıdır. Eksedra (EMPATİK) özel ve genel nitelikli kişisel veriler bakımından kanundan kaynaklanan koruma gereklerine uygun olarak tedbir almaktadır. Eksedra (EMPATİK) bu tedbirleri belirli bir veriye ilişkin olarak saklamayıp tüm verilerin korunması ve saklanması bakımından koruma tedbirlerini almaktadır.

İlk olarak kişisel veriler için alınan en sağlam tedbir gerekli olmayan veriyi elde tutmamaya ilişkindir. Eksedra (EMPATİK) teknoloji ve bilimsel gelişme seviyesine uygun olarak işleme faaliyetinin doğası, önemi, kapsamı, bağlam ve amacını tespit ederek elinde bulunan kişisel verisi bulunan gerçek kişilerin hak ve özgürlükleri açısından çeşitli olasılık ve ciddiyetlere sahip risklerin olup olmadığını tespit ederek buna göre koruma tedbiri alır ve riskleri saptar.
Eksedra (EMPATİK) kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesini önlemek kişisel verilerin muhafazasını gerektiği gibi sağlamak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbiri alır. Kişisel verilerin imhası, alınan tedbirler ve korunması bakımından veri envanterine işlenmiş verilerin açıklanmış halidir. Aşağıda da belirtileceği üzere Eksedra (EMPATİK)’in özel nitelikli kişisel veriler için daha kapsamlı ve daha geniş güvenlik önlemlerini içeren tedbirleri bulunmaktadır.

3.1 ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
Eksedra (EMPATİK) tarafından alınan kişisel veriler uygun ortamlarda işlenir ve saklanır. Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle matbu ortamlar, yerel dijital ortamlar ortamlardır.

Matbu Ortamlar: Verilerin kağıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.
Yerel Dijital Ortamlar: Şirket bünyesinde yer alan otomasyon sistemleri, kayıt sistemleri, sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler, bulut gibi sair dijital ortamlardır.

Eksedra (EMPATİK), kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

3.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesini Önlemek, Verilere Hukuka Aykırı Olarak Erişilmesini Önlemek ve Verilerin Muhafazasını Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler

3.1.2 Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Olarak İşlenmesini Önlemek, Verilere Hukuka Aykırı Olarak Erişilmesini Önlemek ve Verilerin Muhafazasını Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda listelenmiştir:

3.1.3 Kişisel Verilerin Korunmasında Şirket İçi Denetim

Eksedra (EMPATİK), KVKK uyarınca, kendi bünyesinde gerekli denetimleri personeliyle yapmakta veya dışarıdan bu konuyla ilgili hizmet almaktadır. Bu denetimden kaynaklanan sonuçları, Şirketin iç işleyişi kapsamında, üst yönetime ve konu ile ilgili bölüme raporlanmakta, yapılacakları planlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için planlananların takibi, ilgili süreç sahipleri ve bu işle ilgilenen personel tarafından takip edilerek yürütülmektedir.

BÖLÜM 4- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA VE İMHASI

4.1. SAKLAMA VE İMHA, ANONİM HALE GETİRME NEDENLERİ

4.1.1. Saklama Nedenleri
Eksedra (EMPATİK) bünyesinde bulunan kişisel veriler, Aydınlatma metninde, Envanterde ve Ek-1’de yer alan amaçlar kapsamında işlemekte ve saklanmaktadır. Eksedra (EMPATİK) aldığı tüm tedbirleri işbu saklama faaliyetinin Kanundaki şartlara uygun olabilmesi için gerçekleştirmektedir.

4.1.2 İmha Nedenleri
Eksedra (EMPATİK), KVKK md.5-6’da yer alan şartlar yahut ilgili kişinin başvurusu üzerine uhdesinde bulunan verileri imha edebilir. Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
b) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
d) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
e) İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
f) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
g) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

4.1.3 İmha Yöntemleri
Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

4.1.3.1. Silme yöntemleri
Kişisel verileri imha ederken fiziki ortamda tutulan veriler için Kağıt kesme makinesi ile öğütme, yakma, karalama ve geri dönüşüm yöntemleriyle silinmektedir.

Otomatik ortamda tutulan kişisel veriler ise Sabit disk veya USB bellek gibi veri barındıran ortamlara geri dönülemeyecek şekilde, yakma, delme gibi fiziksel yöntemlerle zarar verilmesi, Şifreleme yöntemleri ile verinin şifrelenerek veriye ilgili kullanıcı tarafından erişimin engellenmesi, Veri barındıran manyetik ortamların (sabit disk, CD-ROM veya USB bellek vb.) manyetik etkisinin yok edilmesi işlemi, Verilerin bulunduğu veri tabanlarında rol ve izin ataması yapılarak ilgili kullanıcının veri tabanına erişiminin engellenmesi ve Yazılımlar vasıtasıyla veya fabrika ayarlarına geri döndürme suretiyle var olan verilerin üzerine yenilerinin yazılması, İlgili kullanıcının, erişim politikaları ile ilgili veriye erişiminin engellenmesi yöntemleri ile silme işlemi gerçekleştirilmektedir.

4.1.4 Anonim Hale Getirme Yöntemi
Kişisel verilerin korunması bakımından silme işleminden daha güvenli bir yol olan anonim hale getirme işleminde ilgili kişisel verilerin ilgili kişilerle bağlantısı koparılmakta ve bu şekilde kişisel veri olmaktan çıkartılmaktadır.

4.1.4.2 Maskeleme
Bu yöntem, kişisel veri niteliğindeki bir bilginin, belirli alanlarının kaldırılarak veya değiştirilerek ilgili kişi ile bağının kesilmesini ifade eder. Entek olarak, otomatik ortamında tuttuğumuz verilere saklama süresinin dolması durumunda isim, soy isim ve benzeri kişisel verilerin bazı kısımları yıldızlanarak saklanacaktır. Değişkenleri yahut kayıtları çıkarma, rasgeleştirme, vb. yöntemiyle kişisel veriler sistematik olmaktan çıkartılmaktadır. Verilerden Bazı değişkenler çıkartılarak verilerin kime ait olduğunun belirlenemeyeceği durumlara getirilmektedir.

4.1.4.3. Gürültü Eklenmesi
Bu yöntem ile veri kümesinde yer alan değer, ekleme veya çıkarma işlemi ile belirlenen ölçüde değiştirilmektedir. Örneğin, veri kümesinde yer alan her bir yaş değerine 5 eklenmesi sonucunda bu yaş değeri değiştirilmiş ve yeni değerler oluşturulmuştur.

BÖLÜM 5 - VERİ SAHİPLERİNİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI

Dilediğiniz zaman Eksedra (EMPATİK)’ye başvurarak kişisel verilerinizin;

Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, yazılı olarak Eksedra (EMPATİK)’ye iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular Eksedra (EMPATİK) tarafından reddedilecektir.

Eksedra (EMPATİK)’nın Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

Ek-1 AYDINLATMA METNİ

Eksedra (EMPATİK)
KİŞİSEL VERİLERİ KANUNU KAPSAMINDA
AYDINLATMA METNİ

Parekendede çeşitli ürün satışı yapmak için kurulan Eksedra (EMPATİK) alanında uzman kişilerle satış hizmet sunmakta aynı zamanda halka hizmet bakımından özverisini kişisel veri bakımından da göstermektedir. Bu bakımdan Eksedra (EMPATİK) Anayasa Madde 20, 6698 sayılı kişisel Verileri Koruma Kanunu ve her türlü ikincil dereceden yönetmelik, genelge gibi kişisel verileri düzenlemeye yarayan genel ve özel kanun varsa hepsine uyarak kişisel verileri toplar, muhafaza eder ve gerektiğinde siler. 6698 sayılı kanun gereğince Eksedra (EMPATİK) “Veri Sorumlusu” olarak kanun ve mevzuatta bulunan yönergelere uygun şekilde hareket eder.

1-VERİ SORUMLUSU OLARAK Eksedra (EMPATİK)
Kanun uyarınca Eksedra (EMPATİK) merkez olarak Emaar Square Plaza 32. Kat No:3201 Üsküdar / İstanbul adresinde faaliyet göstermektedir. Kanunda belirtildiği üzere Eksedra (EMPATİK) “Veri Sorumlusu ”dur.

2- Eksedra (EMPATİK) VERİLERİ NEDEN İŞLER?
Parekende satış yapmak üzere çeşitli faaliyetlerde bulunan Eksedra (EMPATİK) gerek hukuki yükümlülüklerini yerine getirirken gerekse yaptığı iş ile alakalı verilen hizmet gereğince kişisel verileri depolamak ve işlemek durumundadır. Kişisel verileriniz Eksedra (EMPATİK) tarafından;

3- Eksedra (EMPATİK)’NİN KİŞİSEL VERİLERİ AKTARMA NEDENLERİ
Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlar dâhilinde, Kanun’un 8. ve 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak mevzuatta izin verilen gerçek ve tüzel kişilere, gerektiğinde yetkili diğer kamu kurum ve kuruluşlarına, sözleşmesel ilişki kurulan ilgili tarafa, adli ve idari yargı mercilerine, kolluk kuvvetlerine, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz kurum ve kuruluşlara, dışarıdan hizmet alınan danışmanlık, teknoloji ve eğitim Şirketlerine aktarılabilmektedir.

4- KİŞİSEL VERİLER NASIL TOPLANIYOR VE HUKUKİ SEBEPLERİ NELERDİR?
Kişisel verileriniz; Eksedra (EMPATİK) tarafından kendisi yahut yetkilendirilmiş veri işleyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından, e-posta, telefon, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, kâğıt ortamında tutulan formlar ve tutanaklar gibi vasıtalarla otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır.

Bu kapsamda;
Çalışan Adayı/Başvurucu : Ad-Soyad, Kimlik bilgileri, cinsiyet, uyruk, doğum yeri, doğum tarihi, telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgileri, kan grubu, banka hesap bilgileri, medeni durum, askerlik bilgileri, eğitim bilgisi, log kayıtları, vesikalık fotoğraf, sağlık bilgileri, sertifikalar, iş tecrübesi, referanslar, aile durumunuza ilişkin bilgiler

Personel : Ad-Soyad, Kimlik-pasaport bilgileri, cinsiyet, uyruk, ana-baba adı, doğum yılı, doğum yeri, medeni durum, eğitim bilgisi, imza, telefon numarası, e-posta adresi, vesikalık fotoğraf, adres bilgileri, banka hesap bilgileri

tipindeki özel ve genel nitelikli kişisel veriler Kanun’un 5. maddesinin 2/a-c-ç-e-f bentleri ve 6. maddesinin 3. fıkrası uyarınca, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla ve Eksedra (EMPATİK)’in meşru menfaatleri, kurulan veya kurulacak olan sözleşme hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.

5. VERİ SAHİPLERİNİN KANUN KAPSAMINDAKİ HAKLARI
Dilediğiniz zaman Eksedra (EMPATİK)’ye başvurarak kişisel verilerinizin;

Kanun kapsamındaki haklarınızdan yararlanmak için başvurularınızı, yazılı olarak Eksedra (EMPATİK)’e iletebilir, detaylı bilgi almak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun internet sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyad, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular Eksedra (EMPATİK) tarafından reddedilecektir.

Eksedra (EMPATİK)’in işbu aydınlatma metninde Kanun’dan, ikincil düzenlemelerden ve Kurul kararlarından doğan sebeplerle değişiklik yapma hakkı her zaman saklıdır. Aydınlatma metninde yapılacak değişiklikler ve güncel metin tarafınıza tebliğ edildiği tarih itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.

Eksedra (EMPATİK)

EK-2 SAKLAMA SÜRELERİ
Yerel kolejlere kayıt, 2005

Veri Türü Saklama Süresi Saklama Başlangıç Tarihi
Şirketin Genel Verileri 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Mali İşler ve Vergilere İlişkin Kayıtlar 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Maaş bordrosu ve maaş bilgileri 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşe Alım Olumlu Süreç (İK dosyası) 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İşe Alım Olumsuz Süreç 6 Ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İK, istihdam, emeklilik bilgileri çalışanlar için 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Ayrılan çalışana ilişkin tutulan veri 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Çalışan sağlık ve iş güvenliği kayıtları/verileri 15 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hukuki metinler ve sözleşmeler 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İş bağlantılarına ait veriler 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Potansiyel müşterilere ait veriler 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Müşterilere ait veriler 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Güvenlik (CCTV, ziyaretçi kayıt, araç plaka ve v.b.) ? ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Pazarlama Faaliyetleri Planlama ve İcrası 10 Yıl İş İlişkisinin Sona Ermesinden İtibaren
İdari İşler Süreçleri (Araç, gereç tahsisi ve v.b.) 10 Yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Bilgi İşlem Departmanı Log / Kayıt / Takip Sistemleri ? ay Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnternet Sitesi Ziyaretçisi Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

EK-3 SAKLAMA AMAÇLARI

VERİ TÜRÜ DOĞRUDAN AMAÇLAR DOLAYLI AMAÇLAR
İşe Alım Seçme Değerlendirme İşe Alım Süreçlerinin Yönetilmesi, İnsan Kaynakları Faaliyetlerinin Devamı ve Geliştirilmesi, İşe Alım Olacağı Takdirde Teklif Mektubu Oluşturulması, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi/Yönetilmesi, Çalışan Adayı Seçme Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Akdine Hazırlık ve Mevzuat Gereği Olan İşlemlerin Yapılması, Mülakat Sürecindeki Yapılan Görüşme Gerekleri Çalışan Adayının Uygun Pozisyona Yerleştirilmesi,
Özlük Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, İş Süreçlerinin Yönetilmesi, Özlük Dosyasının Hazırlanması Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Şirket stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması
Finans Şirket tarafından yürütülen bağımsız denetim, muhasebe hizmetleri ve danışmanlık vb. hizmetlerin ifası
Kalite Kontrol Şirketin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacı doğrultusunda yürütülen süreçleri ve operasyonları, finans operasyonları, iletişim, pazar araştırması ve sosyal sorumluluk aktiviteleri, satın alma operasyonlarının yürütülmesi, müşteri projelerinin yerine getirilmesi