Toplu İşe Alım

İletişim

Empatik İnsan Kaynakları "toplu işe alım" taleplerini tecrübesi ve dijital alt yapısıyla karşılamaktadır. Projeye özel oluşturulan ekip ve kariyer portali ile işe alımlar, tek bir elden yönetilen bir çalışma bütünlüğü sağlamaktadır.

Öncelikle kurumların genel beklentilerini tespit ederek toplu işe alım süreçlerini desteklemektedir. Bu beklentiler temel olarak şu şekilde sıralanabilir;

  • Açık pozisyona en uygun aday profillerine ulaşılması ve seçme-değerlendirme sürecinin doğru adaya ulaşarak sonlanması.
  • Aday seçiminin kurumların kendi beklenti ve hassasiyetlerine uygun şekilde yapılması.
  • Mülakatların, kurum imajına uygun bir ortamda yapılması.
  • Yeterli sayıda ve yetkinlikte bir mülakat ekibinin oluşturulması ve sürecin profesyonel olarak takip edilmesi, yönetilmesi.
  • Sürecin her aşamasında kolaylıkla takip edilebilir olması ve pratik olarak istenilen verilerin raporlanabilmesi.

Empatik İnsan Kaynakları'nın Toplu İşe Alım Sürecine Kattığı Değerler

Empatik İnsan Kaynakları kurumların genel anlamda yürüttüğü seçme değerlendirme ve işe yerleştirme süreçlerini, toplu işe alım yönetiminde kendine özgü kolaylaştırıcı özelliklerle yönetmektedir. Bu özellikler  bilişimle desteklenmekte ve aşağıda sıralandığı gibi kurumlara her anlamda kolaylık sağlamaktadır.

  • Bilgi teknolojilerinin etkin kullanımı ile süreci geliştirmek.
  • Her tür değerlendirme verisini doğrudan bilgisayar ortamında üretip raporlamak.
  • Kontrol ve güvenliği, akıllı kart kullanımı ile en üst seviyeye çıkarmak. 
  • Bilgi teknolojilerinin etkin kullanımı ile süreci her daim geliştirerek ilerletmek.
  • Mülakat randevularını telefonla vererek, yoğun iş yükü ve maliyet  oluşturmak yerine, internetten adayın kendisinin belirlemesini sağlamak. Böylece verimlilik, maliyet avantajı ve yenilikçi kurum imajını desteklemek ve beraberinde aday memnuniyetini artırmak.
  • Adayların tüm aşamalarda akıllı kart yardımı ile tanınmasını ve bilgisayar sistemi tarafından yönlendirilmesini sağlamak. Sesli uyarı ve yönlendirme ekranları ile sorunsuz bir akış sağlamak.
  • Süreç boyunca kayıtlar elektronik  ortamda anlık olarak oluşturulmasını, değerlendirmelerin sonuçlarını anında üretip raporlamalarının gerçekleşmesini sağlamak.
  • Hantal ve yüksek maliyetli fiziksel arşiv yerine elektronik arşiv sağlamak. Kâğıt israfını, insan gücü kullanımını ve arşiv mekânını ortadan kaldırmak.
  • Esnek  raporlama, hızlı planlama ve etkin süreç yönetimine imkan vermek.
  • Tüm adaylara fırsat eşitliği ve daha doğru değerlendirme imkanı vermek.
  • Kurum kültürüne uygun değerlendirme sonuçları üretmek.
  • Değerlendirme kriterleri ve testlerin dışarıya sızdırılmasını engelleyerek, suistimallerin önüne geçmek.
  • Aday hakkında, ileride çeşitli amaçlarla kullanılabilecek ve detaylı sorgulanabilecek çok fazla kayıt üretmek.
  • Görevli personelin tüm işlemlerini kayıt altına almak, olası kullanıcı hatalarını büyük oranda ortadan kaldırmak.

Sistemde Kullanılan Yazılımlar

1) Online Randevu Modülü

Mülakat için çağrılacak adayların, belirlenen gün ve saat dilimleri içerisinden kendilerine en uygun zamanı belirleyebilmelerine imkân sağlamak amacı ile geliştirilmiştir. Uygulama;

  • İletişim araçları maliyetlerinde tasarrufun sağlanması,
  • İşe alım sürecinin hızlandırılması ve operasyonel verimlilik elde edilmesi,
  • Adaylara, kendileri için en uygun zamanı belirleme imkânı tanıyan modern uygulama ile çalışan ve aday memnuniyetinin artırılması, kurum imajının güçlendirilmesi,
  • Randevuya uyma oranın yükseltilmesi sonucunda, daha etkili planlama imkânları sunmaktadır.

2) Ön Kayıt/Kabul Modülü

Adayın ön kaydı ve beyanlarının doğruluğunu teyit için kullanılmaktadır. “Görevli Kartı” kullanılarak uygulama başlatılabilir. Kartın tanınması halinde, ismi ile karşılanan görevlinin, bir üst güvenlik seviyesi için şifresini girmesi istenir. Şifrenin de kabulü ile uygulama açılır.

Aday numarası girildiğinde evrak kontrolü için ihtiyaç duyulan bilgilerine ulaşılır. Evraklarında farklı bilgiler tespit edilen adayların beyan ettikleri bilgiler düzeltilebilir. Bilgilerin düzeltilmesi halinde adayın beyanı da saklanmaktadır. Evrak kontrolü sırasında görevli isterse özel notlar girebilir. Kontrolü tamamlayan görevli adayın beyanlarını onaylar. Onay sonrasında, adayın başvuru kriterlerini sağlamaya devam edip etmediği sistem tarafından bir kez daha kontrol edilir. Adayın kaydına kontrol görevlisi ve kontrol zamanı bilgileri eklenir.

Belge kontrolü aşamasında adayın güncel resmi çekilerek kaydına eklenebilmektedir. 

Son olarak adayın tüm süreç boyunca kullanacağı aday kartı hazırlanarak adaya verilir. Aday kartı sonraki tüm aşamalarda adayı sisteme tanıtacaktır.

3) Sınav Modülü

Psikoteknik testleri ve İngilizce seviye belirleme testini içeren uygulamadır. Aday, sınav boyunca açıklama ve yönlendirmelerle tamamen bilgisayar tarafından yönlendirilir. Özel durumlarda ya da sorun çıkması halinde sınav görevlisi müdahale etmektedir.

Testler, belirlenen profilin gerektirdiği kişilik özelliklerini ve İngilizce düzeyini ölçmektedir. Aday sınav salonuna girip boş bir bilgisayara kartını okuttuğunda ismi ile karşılanır, alacağı testleri ilgili açıklamalar, yazılı/sesli (kulaklık ile) olarak kendisine yapılır, hazır olduğunda testi başlatır. Testlerin tamamı sürelidir. Zamanı etkin yönetebilmesine yardımcı olacak uyarı ve bildirimler yapılmaktadır.

Testlerin bazılarında geriye dönülmesine izin verilmez iken, bazılarında zamanını artıran aday geriye dönerek eksik bıraktığı soruları cevaplayabilir ya da cevaplarını kontrol edebilir. Ekranlar, bilgisayar kullanma alışkanlığı olmayan adayların bile zorlanmayacağı şekilde tasarlanmıştır. Sınavını tamamlayan adayın, kurum tarafından belirlenen yöntem ile hesaplanan başarı puanı, henüz kapıdan çıkmadan kaydına eklenmiş olmaktadır.

4) Mülakat Modülü

Birebir ve grup mülakatlarında kullanılan uygulama, görevli mülakat uzmanının kartını okutması ve şifresini girmesi ile başlatılır. 

Mülakata alınan aday ya da adayların kartlarını bilgisayara okutmaları istenir. Mülakat uzmanı adayı/adayları resimli bilgilerini ekranda görerek ismi ile selamlar. Hazır olduğunda mülakatı başlatır. Kurum tarafından belirlenen mülakat kriterleri ve puanlama skalasını içeren mülakat formu her aday için ekranda oluşturulmuştur. Mülakat uzmanı formu kullanarak belirlenen süre içerisinde mülakat değerlendirmelerini doğrudan aday kaydına ekler. 

Mülakatın tamamlanması ile birlikte, kurum tarafından önceden belirlenen yöntem kullanılarak, adayın mülakat puanları sistem tarafından anlık olarak üretilerek kaydına eklenir. 

Bugüne kadar 20.000’e yakın adaya, bu modül kullanılarak birebir ya da grup mülakatları yapılmış ve değerlendirilmiştir.

5) Sonuçların Duyurulması ve Raporlama

Adaylar, sürecin sonunda portala girerek sonucu öğrenebilirler. Adaylara, değerlendirme sonucuna uygun olarak kurum tarafından belirlenen açıklamalar buradan yapılmaktadır. Sağlık muayenesi, oryantasyon eğitimleri gibi pozisyona özel uygulamalar yapılacaksa bununla ilgili yönlendirmeler buradan yapılmaktadır.

Sürece ilişkin birçok hazır rapor portaldan alınabilmektedir. Kayıtlar üzerinde çeşitli kriterlere göre filtreleme yapılabilmekte ve oluşturulan listeler standart dosya formatlarında (.xls, .pdf vs) alınabilmekte ya da elektronik posta adresine iletilebilmektedir.

Başvuru sahibi tüm adayların durumu anlık olarak izlenebilmekte ve değerlendirme sonuçları özet ya da detay olarak görüntülenebilmektedir. Kayıtların tamamına manuel müdahale, özel yetki çerçevesinde mümkündür. Tüm manuel süreçleri ortadan kaldıracak şekilde tasarlanan sisteme, özel durumlarda yapılması gerekecek müdahaleler bu yolla mümkün olabilmektedir.

Toplu İşe Alımda İlan ve Başvuru Yönetimi

Empatik İnsan kaynakları toplu işe alımın ilk adımı olan ilan ve başvuru yönetiminde;

  • Kurumların ve iştiraklerin birbirinden bağımsız olarak ilanlarını yayınlamasını sağlamaktadır.
  • Başvurular toplanıp, belirlenen kriterlere göre filtreler oluşturulabilmesini gerçekleştirmektedir.
  • Seçilen adaylara otomatik olarak davet gönderilebilmesini otomatik olarak sistem üzerinden sağlamaktadır.
  • Kurumların kendi özgeçmiş havuzlarını oluşturmalarına imkan vermektedir.

Toplu İşe Alımda İşe Alma Süreci

Empatik İnsan Kaynakları’nın geliştirmiş olduğu portal üzerinden işe alma süreci temel olarak aşağıdaki özelliklerle kolayca yönetilebilmektedir.

  • Davet edilen adayların seçme/değerlendirme aşamaları yönetilebilir.
  • Adaylara sistem üzerinden randevu verilebilir ve sonuçlar duyurulabilir.
  • Seçilen adayların başvuru evrakları ve pozisyona özel işlemler (sağlık raporu vs.) takip edilebilir.
  • Yine sistem üzerinden eğitim planlaması yapılabilir ve eğitim süreci yönetilebilir.

Toplu İşe Alımda İşe Başlatma ve Sonrası

Adayların işe başlamalarından sonra gelişen süreçte;

  • İşe alımı kesinleşen adayların gerekli bilgileri Personel Bilgi Sistemi’ne aktarılabilir.
  • Devam Kontrol, Performans Yönetimi, Eğitim ve Sertifika Yönetimi gibi “akıllı uygulamalar” geliştirilebilir.
  • Dilek ve Şikayet Yönetimi yapılabilir.
  • Çalışan grupları arasında mesleki ve sosyal paylaşım ortamı oluşturulabilir.